Googleカレンダーは、予定を登録して日時を確認できる無料のスケジュール管理サービスです。パソコンやスマートフォンから利用でき、同じGoogleアカウントでログインすれば予定が同期されます。
しかし、初めて使う場合は「予定をどこから登録するのか」「毎週の予定を繰り返すにはどうするのか」「通知が届かないときは何を確認すればよいのか」と迷うこともあるでしょう。
この記事では、Googleカレンダーの基本的な使い方を初心者向けに解説します。予定の作成、終日予定、繰り返し、通知、色分けまで順番に確認していきましょう。
Googleカレンダーでできること
Googleカレンダーでは、仕事や私生活の予定をまとめて管理できます。主な機能は次のとおりです。
- 日時を指定して予定を登録する
- 1日単位の終日予定を登録する
- 毎日・毎週・毎月の予定を繰り返す
- 予定の前に通知を受け取る
- 予定を色分けして見やすく整理する
- ほかの人を予定に招待する
- 複数のカレンダーを用途別に管理する
個人事業主や小規模事業者であれば、打ち合わせ、納期限、請求日、定期作業などを登録しておくと、予定の見落としを防ぎやすくなります。
Googleカレンダーに予定を作成する方法
ここでは、パソコンのブラウザから予定を作成する基本手順を説明します。
- ブラウザでGoogleカレンダーを開きます。
- 予定を入れたい日付や時間帯をクリックします。
- 予定のタイトルを入力します。
- 開始時刻と終了時刻を設定します。
- 必要に応じて場所、説明、通知などを追加します。
- 「保存」をクリックします。
画面左上の「作成」をクリックして予定を登録することもできます。時間が決まっている予定は、カレンダー上の該当時間を直接クリックする方法が簡単です。
予定のタイトルは具体的に入力する
タイトルは、後から見ても内容が分かるように具体的に入力しましょう。「打ち合わせ」だけではなく、「○○社とのオンライン打ち合わせ」のように相手や目的を含めると確認しやすくなります。
| 入力項目 | 入力例 |
|---|---|
| タイトル | ○○社とのオンライン打ち合わせ |
| 日時 | 9月10日 14:00～15:00 |
| 場所 | オンライン、会議室、訪問先など |
| 説明 | 議題、準備物、関連URLなど |
| 通知 | 30分前、1日前など |
住所やオンライン会議のURL、事前に確認する資料などを説明欄へ入れておくと、予定の直前に情報を探す手間を減らせます。
時間が決まっていない予定は「終日」にする
時刻を指定する必要がない予定は、「終日」を設定できます。誕生日、休業日、申込期限、請求書の発行日などの管理に便利です。
- 「作成」をクリックして予定の入力画面を開きます。
- 予定のタイトルを入力します。
- 日付と時刻の設定部分にある「終日」を選択します。
- 日付を確認して「保存」をクリックします。
終日予定は、通常の時間帯ではなく、その日の上部に表示されます。締切を登録する場合は、終日予定に加えて前日にも通知を設定しておくと安心です。
繰り返し予定を設定する方法
毎週の会議や毎月の請求作業などは、繰り返し予定として登録できます。一度設定すれば、同じ予定を毎回手入力する必要がありません。
- 新しい予定を作成し、タイトルと日時を入力します。
- 「繰り返さない」と表示されている項目をクリックします。
- 毎日、毎週、毎月などの繰り返し間隔を選択します。
- 必要に応じて終了日や回数を設定します。
- 「保存」をクリックします。
決まった選択肢に当てはまらない場合は、「カスタム」を選択すると、隔週や特定の曜日など、より細かな繰り返し条件を指定できます。
終了時期が決まっている業務は、繰り返しを無期限にせず、終了日を設定しておくと不要な予定が残りにくくなります。
繰り返し予定を変更するときの注意点
繰り返し予定を変更または削除すると、変更対象を選択する画面が表示されます。選択肢の意味を確認してから操作しましょう。
- この予定：選択した1回だけを変更します。
- これ以降の予定：選択した回と、それより後の予定を変更します。
- すべての予定：一連の繰り返し予定すべてを変更します。
1回だけ開始時刻が変わった場合は「この予定」、今後ずっと開催時間が変わる場合は「これ以降の予定」を選ぶのが基本です。
予定の通知を設定する方法
予定を登録しても、確認しなければ見落としてしまう可能性があります。重要な予定には通知を設定しておきましょう。
予定ごとに通知を設定する
- 通知を設定したい予定を開きます。
- 編集アイコンをクリックします。
- 通知の時間と方法を選択します。
- 必要であれば「通知を追加」をクリックします。
- 「保存」をクリックします。
通知は複数設定できます。たとえば、重要な打ち合わせなら「1日前」と「30分前」の2回設定すると、準備と直前確認の両方に役立ちます。
カレンダー全体の標準通知を設定する
毎回同じ通知を設定するのが面倒な場合は、カレンダーごとの標準通知を変更できます。
- Googleカレンダー右上の設定アイコンをクリックします。
- 「設定」を開きます。
- 左側の「マイカレンダーの設定」から対象のカレンダーを選択します。
- 「予定の通知」または「終日の予定の通知」を設定します。
この標準設定は、今後作成する予定の通知に利用されます。特定の予定だけ通知時間を変えたい場合は、その予定を個別に編集してください。
なお、通知設定は基本的に自分のアカウントへ適用されます。共有相手や参加者の通知設定まで一括で変更されるわけではありません。
通知が届かないときの確認事項
- 予定自体に通知が設定されているか確認する
- Googleカレンダーの通知設定が有効か確認する
- ブラウザでcalendar.google.comの通知を許可する
- パソコンやスマートフォン側で通知が無効になっていないか確認する
- 正しいGoogleアカウントでログインしているか確認する
ブラウザのデスクトップ通知を利用する場合は、Googleカレンダーだけでなく、ブラウザや端末側の通知許可も必要です。
PCのデスクトップ通知は、Googleカレンダーをブラウザで開いている間に受け取る仕組みです。通知を許可するだけでなく、カレンダーのタブを閉じていないかも確認してください。動作確認には、自分だけの確認用予定を「5分後に開始・1分前に通知」で作成し、カレンダーを開いたまま通知が表示されるか試すと切り分けやすくなります。詳しくはGoogle公式の通知が届かない場合の確認事項も参照してください。
予定を色分けして見やすくする
予定が増えてきたら、内容ごとに色を分けるとスケジュールを把握しやすくなります。既存の予定を右クリックすると、予定の色を変更できます。
- 青：顧客との打ち合わせ
- 緑：社内作業や事務作業
- オレンジ：提出期限や支払期限
- 紫：勉強会やセミナー
色の意味を増やしすぎると、かえって分かりにくくなります。最初は3～4種類程度に絞り、自分が判断しやすいルールで統一するのがおすすめです。
仕事用と個人用の予定を分ける方法
Googleカレンダーでは、用途ごとに複数のカレンダーを作成できます。「仕事」「個人」「納期管理」などに分けると、必要な予定だけを表示できます。
新しいカレンダーを作成する操作は、パソコンのブラウザから行います。作成後のカレンダーは、同じアカウントで利用するスマートフォンアプリにも表示されます。
- 左側の「他のカレンダー」の横にある追加アイコンをクリックします。
- 「新しいカレンダーを作成」を選択します。
- カレンダーの名前と説明を入力します。
- 「カレンダーを作成」をクリックします。
予定を作成するときは、保存先のカレンダーが正しいか確認してください。共有用カレンダーへ個人的な予定を誤って登録しないよう注意が必要です。
予定を変更・削除する方法
登録済みの予定をクリックすると、内容の確認、編集、削除ができます。編集アイコンから日時や説明を変更し、削除する場合はゴミ箱アイコンを選択します。
ほかの人を招待している予定を変更すると、参加者へ更新内容が通知される場合があります。日時やオンライン会議URLを変更するときは、変更内容に間違いがないか確認してから保存しましょう。
初心者におすすめの設定例
| 予定の種類 | おすすめ設定 |
|---|---|
| オンライン会議 | 30分前と5分前に通知 |
| 訪問予定 | 1日前と移動開始前に通知 |
| 提出期限 | 終日予定にして1日前に通知 |
| 毎週の定例作業 | 繰り返し予定を設定 |
| 請求・支払作業 | 毎月の繰り返しと複数通知を設定 |
すべての予定へ多くの通知を設定すると、通知に慣れて見落としやすくなります。重要度に応じて通知回数を調整しましょう。
Googleカレンダーを安全に使うための注意点
- 共有カレンダーへ機密情報を詳しく書きすぎない
- 予定の保存先カレンダーを確認する
- オンライン会議のURLを必要のない相手へ公開しない
- 退職者や取引終了後の共有権限を見直す
- Googleアカウントで2段階認証を利用する
カレンダーの共有範囲や権限を設定するときは、必要な相手だけに必要最小限の権限を付与することが大切です。
共有権限の違いや安全な設定方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
Googleカレンダーの共有設定｜初心者向けに権限の違いと安全な使い方を解説
Googleカレンダーに関するよくある質問
パソコンで登録した予定はスマートフォンでも見られますか？
同じGoogleアカウントでログインしていれば、パソコンとスマートフォンの間で予定が同期されます。表示されない場合は、使用中のアカウントと同期設定を確認してください。
予定とタスクは何が違いますか？
予定は、会議や訪問など開始時刻と終了時刻を確保する用途に向いています。タスクは、期限までに完了させる作業の管理に向いています。時間を確保したい作業は予定、完了状況を管理したい作業はタスクとして使い分けると便利です。
繰り返し予定の1回だけを変更できますか？
変更できます。予定を編集した後、変更対象として「この予定」を選択します。ほかの回には変更が反映されません。
相手の通知時間も設定できますか？
自分の通知設定は、基本的に自分のアカウントだけに適用されます。共有相手や参加者は、それぞれ自分の通知設定を管理します。
作成した予定にオンライン会議を追加したい場合は、Google Meetで会議を作成・招待・参加する方法もあわせて確認してください。
まとめ
Googleカレンダーは、予定を登録するだけでなく、繰り返し、通知、色分け、複数カレンダーなどを活用すると、仕事のスケジュール管理がしやすくなります。
- 予定には分かりやすいタイトルと必要な情報を入力する
- 期限や休業日は終日予定として登録する
- 定期作業には繰り返し設定を利用する
- 重要度に合わせて通知を設定する
- 仕事用と個人用のカレンダーを分ける
- 共有先と保存先を確認してから登録する
まずは直近の予定を1件登録し、通知が正しく届くか確認してみましょう。慣れてきたら、繰り返し設定や用途別カレンダーも取り入れてください。
