Googleフォームでアンケートやお問い合わせフォームを作成した後は、届いた回答を確認し、必要に応じて整理・共有する作業が必要です。
Googleフォームの回答は、フォームの管理画面で確認するだけでなく、Googleスプレッドシートへ連携して一覧で管理することもできます。新しい回答が届いたことをメールで知らせる通知機能も用意されています。
この記事では、Googleフォームの回答を確認する基本操作、スプレッドシートとの連携方法、メール通知の設定、回答受付の停止、CSV形式での保存方法を初心者向けに解説します。
Googleフォームの回答を確認する3つの表示方法
Googleフォームに届いた回答は、編集画面上部の「回答」タブから確認できます。回答が届いている場合は、回答タブに件数が表示されます。
回答タブでは、主に次の3つの表示方法を利用できます。
- 概要：すべての回答をグラフや集計結果で確認する
- 質問：質問ごとに回答内容を確認する
- 個別：回答者ごとの回答内容を1件ずつ確認する
回答の傾向を確認したいときは「概要」、特定の質問だけを確認したいときは「質問」、1人分の回答をまとめて確認したいときは「個別」が便利です。
Googleフォームの管理画面で回答を確認する手順
最初に、Googleフォーム上で回答を確認する基本的な手順を見ていきましょう。
- Googleフォームを開きます。
- 画面上部にある「回答」をクリックします。
- 「概要」「質問」「個別」から確認したい表示方法を選択します。
- 必要に応じて回答を確認・集計します。
「個別」では、左右の矢印を使って回答を1件ずつ切り替えられます。お問い合わせや申込内容など、回答者ごとの情報を確認するときに適しています。
回答者のメールアドレスが表示されない場合
Googleフォームは、設定によっては回答者のメールアドレスを自動的に収集しません。回答者を識別する必要がある場合は、フォームを公開する前にメールアドレスの収集設定を確認しておきましょう。
ただし、メールアドレスや氏名などの個人情報は、利用目的に必要な範囲だけ収集することが大切です。収集する場合は、フォーム内に利用目的や管理方法を明記すると安心です。
回答をGoogleスプレッドシートに連携する方法
回答件数が増えてきた場合は、Googleスプレッドシートとの連携が便利です。回答を表形式で確認でき、並べ替え、絞り込み、集計なども行いやすくなります。
スプレッドシートへ連携する手順は次のとおりです。
- 対象のGoogleフォームを開きます。
- 画面上部の「回答」をクリックします。
- Googleスプレッドシートのアイコン、または「スプレッドシートにリンク」をクリックします。
- 「新しいスプレッドシートを作成」または「既存のスプレッドシートを選択」を指定します。
- 「作成」または「選択」をクリックします。
通常は「新しいスプレッドシートを作成」を選ぶと分かりやすいでしょう。フォーム専用の回答用スプレッドシートが作成されます。
スプレッドシートでは回答が1行ずつ追加される
連携したスプレッドシートでは、基本的に1件の回答が1行として記録されます。回答日時はタイムスタンプの列に入り、フォームの各質問は列ごとに分けて表示されます。
フォームに新しい回答が届くと、スプレッドシートにも新しい行が追加されます。そのため、回答数が多いアンケートや申込フォームの管理に適しています。
見出し行や回答列を不用意に変更しない
連携先スプレッドシートの先頭行には、フォームの質問名が見出しとして表示されます。運用中に列を削除したり、見出しを大きく変更したりすると、回答を整理しにくくなる場合があります。
独自の集計表を作成したい場合は、回答が保存されるシートを直接作り替えるのではなく、別のシートを追加して集計する方法がおすすめです。
新しい回答をメールで通知する設定
Googleフォームには、新しい回答が送信されたときにメールで通知を受け取る機能があります。お問い合わせや申込フォームを定期的に確認できない場合に便利です。
メール通知は次の手順で設定します。
- Googleフォームを開きます。
- 「回答」タブをクリックします。
- 回答画面のメニューを開きます。
- 「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択します。
設定後は、新しい回答が届くとフォームを管理しているGoogleアカウントに通知メールが送られます。
通知メールは新しい回答があったことを知らせるものです。回答内容の確認や管理は、Googleフォームまたは連携したスプレッドシートで行いましょう。
回答の受付を停止・再開する方法
アンケートの締切を迎えた場合や、定員に達した場合は、Googleフォームの回答受付を停止できます。
- 対象のGoogleフォームを開きます。
- 「回答」タブをクリックします。
- 回答の受付に関する設定をオフにします。
- 必要に応じて、受付終了時に表示するメッセージを入力します。
受付終了メッセージには、「回答の受付は終了しました」「定員に達したため受付を終了しました」など、現在の状況が分かる文章を設定すると親切です。
再び回答を受け付けたい場合は、同じ設定をオンに戻します。受付を停止しても、それまでに保存された回答が削除されるわけではありません。
回答をCSV形式で保存する方法
Googleフォームの回答は、CSV形式でパソコンへ保存することもできます。Excelなど別の表計算ソフトで回答を利用したい場合や、定期的にバックアップを残したい場合に役立ちます。
- Googleフォームの「回答」タブを開きます。
- 回答画面のメニューを開きます。
- 「回答をダウンロード（.csv）」を選択します。
- ダウンロードされたファイルを安全な場所に保存します。
CSVファイルには回答データが含まれるため、氏名やメールアドレスなどの個人情報がある場合は、保存場所や共有範囲に注意してください。
スプレッドシートを共有するときの注意点
Googleフォームと回答用スプレッドシートは関連していますが、共有権限はそれぞれ確認する必要があります。フォームを安全に設定していても、回答用スプレッドシートの共有範囲が広ければ、回答内容を意図しない人に見られる可能性があります。
特に、次の点を確認しましょう。
- 「リンクを知っている全員」など、広い公開設定になっていないか
- 回答内容を見る必要がない人が共有相手に残っていないか
- 閲覧だけでよい相手に編集権限を付けていないか
- 退職者や担当変更前のメンバーが共有相手に含まれていないか
- メールアドレスや個人情報を必要以上に収集していないか
Googleドライブの共有権限については、Googleドライブの共有設定｜初心者が確認したい権限と安全な使い方もあわせてご覧ください。
Googleフォームの回答が表示されないときの確認項目
回答したはずなのに結果が表示されない場合は、次の項目を順番に確認します。
別のGoogleフォームを開いていないか
似た名前のフォームを複数作成している場合は、別のフォームを確認している可能性があります。フォームのタイトルや保存場所を確認してください。
正しいGoogleアカウントでログインしているか
複数のGoogleアカウントを使っている場合は、フォームを作成したアカウントと異なるアカウントで開いていないか確認します。
回答が最後まで送信されているか
回答者が入力しただけで、最後の「送信」を押していない場合は回答として保存されません。テスト回答を送信し、送信完了画面まで進めるか確認しましょう。
スプレッドシートの表示条件を確認する
スプレッドシート側でフィルタや非表示の行が設定されていると、新しい回答が見つけにくいことがあります。フィルタ、並べ替え、非表示行などを確認してください。
メール通知だけで判断しない
メール通知が届かなくても、フォームには回答が保存されている場合があります。迷惑メールフォルダを確認するとともに、Googleフォームの「回答」タブを直接開いて確認しましょう。
回答を削除するときの注意点
Googleフォームでは、回答画面のメニューから回答データを削除できます。ただし、削除した回答を簡単に元へ戻すことはできません。
回答を削除する前に、スプレッドシートへの連携状況を確認し、必要であればCSVファイルとして保存しておきましょう。業務で利用している場合は、保存期間や社内ルールも確認してください。
Googleフォームの回答管理でよくある質問
スプレッドシートに連携すると過去の回答も表示されますか？
フォームに保存されている回答がある状態でスプレッドシートへ連携すると、既存の回答も連携先に記録されます。その後に届いた回答も追加されます。
フォームの回答受付を止めると過去の回答は消えますか？
回答受付を停止しただけでは、過去の回答は削除されません。受付を再開すれば、新しい回答を再び受け付けられます。
メール通知は複数人で受け取れますか？
フォームを共同管理する場合は、各管理者が必要な権限を持っていることを確認したうえで、それぞれのアカウントで通知設定を確認します。通知が必要という理由だけで、不要な編集権限を広く付与しないよう注意しましょう。
スプレッドシートを削除するとフォームの回答も消えますか？
フォーム本体とスプレッドシートは別のファイルです。ただし、回答管理に影響するため、連携中のスプレッドシートを不用意に削除しないようにしましょう。削除や連携解除を行う前に、必要な回答を保存してください。
回答用スプレッドシートを共有しても大丈夫ですか？
業務上必要な相手に限定し、適切な権限を設定すれば共有できます。個人情報が含まれる場合は、リンクを知っている全員への公開を避け、共有相手を個別に指定する方法が安全です。
まとめ
Googleフォームに届いた回答は、「概要」「質問」「個別」の3つの方法で確認できます。回答件数が多い場合は、Googleスプレッドシートへ連携すると一覧表示や集計がしやすくなります。
お問い合わせや申込フォームとして使用する場合は、新しい回答のメール通知も設定しておくと、確認漏れを防ぎやすくなります。
一方で、回答用スプレッドシートには個人情報が含まれる可能性があります。共有相手、閲覧・編集権限、リンクの公開範囲を定期的に確認し、必要最小限の範囲で管理しましょう。
Googleフォームの作成や基本的な共有方法から確認したい方は、Googleフォームの作り方｜初心者向けに基本設定と共有方法を解説も参考にしてください。
